Personelle Engpässe im Bürgerbüro in Weil am Rhein: Trotz Wartezeit respektvollen Umgang pflegen - Stadtverwaltung bittet um Verständnis und verweist auf viele Dienstleistungen, die online erledigt werden können

Respekt und Verständnis: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros bekommen es derzeit immer wieder mit Bürgerinnen und Bürgern zu tun, die lautstark ihren Unmut über längere Wartezeiten kundtun. Despektierliche, teilweise beleidigende Äußerungen verhindern dabei immer wieder eine sachliche Kommunikation auf Augenhöhe und sorgen bei den Bediensteten mitunter für Frust. Dabei haben alle Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nur ein Ziel: den Mitmenschen zu helfen.

Ein Problem, das nicht nur das Weiler Rathaus betrifft, sondern landauf, landab in diesen Zeiten zu diversen Einschränkungen führt, ist die personelle Situation in bestimmten Bereichen. So stehen im Bürgerbüro für den Bereich des Pass- und Meldewesens eigentlich sechs Stellen zur Verfügung. Für mehrere Monate waren nur zwei regulär besetzt. Seit dem 1. März konnte eine Stelle neu besetzt werden, die neue Mitarbeiterin wird nun umfassend eingearbeitet. Zwei Kollegen sind krankheits- bzw. elternzeitbedingt nur stundenweise im Einsatz und eine Stelle ist derzeit noch vakant.

Der Aufgabenbereich im Pass- und Meldewesens umfasst unter anderem die Wohnsitzan-, -ab, und -ummeldung, die Bearbeitung von Personalausweis- und Reisepassanträgen, die Fundsachenverwaltung, die Beantragung von Führungszeugnissen, die Ausstellung von Lebendnachweisen oder auch die Erteilung von Fischereischeinen. Diese und viele weitere Aufgaben werden für die Bürgerinnen und Bürger wahrgenommen.

Die Mitarbeitenden, deren Stellen regulär besetzt sind, sind derzeit gleichzeitig für den Schalterdienst, die Bedienung am so genannten Schnellschalter, dort können ohne Termin beispielsweise Ausweisdokumente abgeholt werden) und das Telefon verantwortlich. „Ihre Belastungsgrenze ist längstens erreicht“, macht Rechts- und Ordnungsamtsleiterin Ellen Nonnenmacher deutlich.

Und dennoch versuchen alle Mitarbeitenden das Beste aus der nicht einfachen Situation herauszuholen. So werden Termine bereits schon doppelt gebucht, um der hohen Nachfrage gerecht zu werden. Apropos Termine buchen: Die Wartezeit beträgt derzeit rund 21 Tage. Dabei gilt es zu bedenken, dass im Bürgerbüro nicht nur Termine abgearbeitet werden, sondern auch sehr viele Tätigkeiten anfallen, die im Hintergrund stattfinden und von der Öffentlichkeit nicht bewusst wahrgenommen werden und auch nicht wahrgenommen werden können.

Immer wieder werden die Mitarbeitenden mit der Aussage konfrontiert, dass diese Angelegenheit nur fünf Minuten in Anspruch nehme, es ja kein großer Aufwand sei und man diesmal ja eine Ausnahme machen könne. „So einfach ist das nicht. Die Kolleginnen und Kollegen haben beispielsweise Telefonanfragen zu bearbeiten, Dokumente zu prüfen, Aufträge abzuschließen, Personen anzuschreiben, Fundsachen entgegenzunehmen, E-Mails abzuarbeiten, Behörden- und Meldeanfragen zu beantworten, Urkunden zu prüfen, Statistiken zusammenzustellen, Ermittlungen durchzuführen, Rechnungen zu bezahlen und viele Aufgaben mehr“, erklärt Nonnenmacher.

Für viele Dienstleistungen müssen Bürgerinnen und Bürger nicht mehr ins Rathaus kommen. So ist beispielsweise die Wohnsitzummeldung mit dem Personalausweis bereits online möglich. Eine detaillierte Auflistung der Leistungen, die bequem direkt von zuhause aus und ohne Terminanmeldung vor Ort machbar sind, sind auch auf der städtischen Internetseite abrufbar.

Stichwort Führungszeugnis: „Wir erhalten immer wieder Beschwerden, dass Bürgerinnen und Bürger lange auf einen Termin für das Beantragen eines Führungszeugnisses warten müssen. Hier gilt es zu beachten, dass dies nicht zwingend vor Ort durchgeführt werden muss. Auf unserer Homepage ist ein Hinweis, dass man das Führungszeugnis auch online über das Bundesamt für Justiz beantragen kann“, lässt Nonnenmacher wissen.

Und Mitte Juni sind wieder Pfingstferien – Urlaubzeit also. Schon jetzt macht das Bürgerbüro darauf aufmerksam, dass reisewillige Personen frühzeitig, am besten sofort, ihre Ausweisdokumente überprüfen sollten. „Es wird wieder zu längeren Wartezeiten kommen. Zum einen wegen der angespannten personellen Situation im Rathaus, aber auch aufgrund der Vielzahl an Aufträgen für die Bundesdruckerei“, weiß die Rechts- und Ordnungsamtsleiterin und bittet um rechtzeitige Buchung eines Termins.

Leider habe man jedes Jahr aufs Neue mit verzweifelten Menschen zu tun, die kurz vor der Reise bemerkten, dass ihre Dokumente abgelaufen seien, so Nonnenmacher. Allzu häufig würde dann der Spieß herumgedreht und die Mitarbeitenden entsprechend unter Druck gesetzt, da der Flug bereits gebucht und die Reise nur wegen der langen Wartezeit dann storniert werden müsste. Dabei liegt es in der Verantwortung der Bürgerinnen und Bürger, sich rechtzeitig um gültige Reisedokumente zu kümmern.

„Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten und helfen gerne. Es ist uns bewusst, dass die Situation für die Bürgerinnen und Bürger nicht befriedigend ist. Aufgrund der aktuellen Situation geht es aber einfach nicht schneller. Wir wären sehr dankbar, wenn die Bürgerinnen und Bürger uns trotz der nicht einfachen Situation respektvoll gegenübertreten. Wir probieren jedem Menschen, der zu uns kommt, so gut es geht zu helfen“, hofft Ellen Nonnenmacher auf Verständnis.

Etwas Licht am Ende des Tunnels taucht indes auf. Die eine vakante Stelle wurde zum 1. März besetzt, die zweite soll im Mai folgen, sodass die Stadtverwaltung guter Hoffnung ist, dass sich die Situation dann entspannt.

(Presseinfo: Stadt Weil am Rhein, 06.03.2025)